學院秘書處的職能主要分為以下三類：
一般行政工作
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提供行政及秘書服務給：
- 預備一般信件和演講詞及修改報告
- 公佈及實施政府頒布的條例：:
- 維持現有之中央存檔系統
- 保存下列名單及記錄：
- 所有職員
- 所有董事會、學院委員會委員及有關委員
- 隸屬學術委員會及學系／單位以外的委員會委員
- 所有學院記錄及守則
消息及對外關係事宜
- 收集、儲存及發放消息
- 發放內部消息給職員
- 發放重要的管理消息給董事會、學院委員會及他們各自的委員
- 繼續記錄對外及對內的消息
- 搜集本學院及其他專上學院的剪報
人力資源管理
- 聘請及委任員工
- 檢討員工福利
- 制訂員工培訓及發展政策
- 舉辦員工培訓及發展活動
- 檢討員工表現
- 負責薪酬事宜
- 離職及晉升
- 保存及處理員工資料
- 草擬及檢討員工政策及步驟
- 計劃人力資源的分配
- 發出任職證明、證明書及推薦信
- 為以下事項記錄存檔：
- 續約
- 晉升
- 放假及退休
- 解僱及辭職
- 薪酬制度及工作架構
- 作為職員委員會的文書
- 作為面試小組的成員及文書
- 作為員工發展委員會的成員
- 作為員工事務及資源委員會的成員
學院秘書處亦是董事會及學院委員會之文書：
- 作為隸屬董事會的籌款委員會之文書；
- 作為隸屬學院委員會的員工委員會之文書；
- 作為對外事務委員會主席；
- 作為素質保證委員會主席／成員；
- 作為員工事務及資源委員會的成員；
- 作為職員發展委員會成員；
- 作為學術委員會的觀察員。